Möten i förändring

Mötesindustrin är i ständig utveckling allt eftersom våra behov och vårt arbetsliv förändras. Digitaliseringen spelar förstås in även här, som på så många andra håll. Så vad är aktuellt just nu?

På 80-talet var det ingen hejd på vad mötet fick kosta så länge alla hade kul, under 90-talet stramades det åt och mötena blev effektiva på gränsen till korvstoppning, under början av 2000-talet kom de första virtuella mötesteknikerna och nu är de fysiska mötena ofta de där vi förväntas vara kreativa och sociala.

Vad beror det på att synen på möten förändras så här? Och hur påverkar det dem som arbetar med möten på företagen? Fler och fler företag har insett att det är stora kostnader förknippade med möten och att man kanske bör ta kontroll över dessa. Traditionellt har ansvaret för möten legat utspritt på företaget; marknadsavdelningen har haft en budget för kundevent, försäljningsavdelningen för kick-offer, personalavdelningen eller divisionschefer för personalmöten, regionansvariga över sin budget och så vidare. Ofta sitter det en person i varje del av organisationen med ansvar för att boka och bygga just sina möten. De sitter med egna kontakter och gör sina egna upphandlingar och avtal. Det medför att det sällan finns en total översyn på vad möten kostar företaget.

I en allt mer slimmad verklighet, där varje utgift synas och förväntas uppfylla ett ROI av något slag, behöver företagen ta kontroll över mötena. Det gör det även svårt att veta var alla anställda befinner sig vid en bestämd tidpunkt. Mot bakgrund av dagens säkerhetsläge och fokus på Duty of Care blir det här ett problem. Fler och fler Travel managers blir nu även ansvariga för Meetings management och inköp får i uppdrag att upphandla mötespartners. Mötesbranschen blir mer och mer professionell!

Samtidigt handlar det inte bara om kronor och ören eller medarbetaransvar. Mötena måste bli bra också. I dagens arbetsliv hänger de flesta över datorn större delen av dagen och allt sker via mejl, video och telefon. Det fysiska mötets betydelse blir därför ännu viktigare. Det är under det fysiska mötet vi interagerar, filosoferar, utvecklar och utvecklas. Det är under det fysiska mötet vi kan inspireras, känna delaktighet och engagemang. I ärlighetens namn är det svårt att känna engagemang ensam framför skärmen, eller hur?

Branschens aktörer arbetar idag med mötets innehåll, med mötesledning, maten under mötet, miljön för mötet. Anläggningar profilerar sig nu olika, för att attrahera olika målgrupper. På 80-talet hölls konferenserna på ”Stadshotellet”, som såg likadant ut i stad efter stad. Det som skilde var storleken på lokalerna och den alltid så viktiga personalen. Idag finns anläggningar anpassade speciellt för kick-offer, brainstorming-möten, för teambuilding, för ledningsgruppsmötet och så vidare. Enligt branschens sakkunniga är det senaste fokus på hållbarhet och hälsa, även i mötet. Allt fler söker hälsosamma, gröna och hållbara möten med aktiviteter för att engagera och aktivera deltagarna. Mötena vi sitter i ses numera som en del av vår arbetsmiljö och har blivit en del i ett arbetsgivaransvar. 

Den tid och de pengar vi lägger på mötet måste ge avkastning och idag finns det gott om hjälp att få. Mötesindustrin växer så det knakar. Anläggningarna anpassar sig och visst får vi flera anläggningar att välja på, men industrin växer med annat också. Vi har föreningar och intressegrupper för mötesindustrin, nätverk med professionella moderatorer och facilitatorer, utbildningar i värdskap och att hålla möten. Vi har digitala verktyg för att hantera mötena; allt ifrån inbjudan och registrering, till kommunikation, möblering och utvärdering. 
Det till och med forskas på möten och mötens betydelse! Bland annat pågår ett ambitiöst projekt på Göteborgs Universitet kring möten.

Möten har ständigt ett ökat fokus ute hos företag, ett fokus drivet av ekonomisk realitet och ett behov att nå ut med budskap i ett ökat mediebrus.


Text: Lotten Fowler, generaldirektör för SBTA*

Nyhetsarkiv

Länkar

-

Senaste nyheter

sbta

*SBTA, Swedish Business Travel Association, är en organisation vars mål är att stötta sina medlemmar – köpare och leverantörer – i frågor som rör tjänsteresor och möten. SBTA har i dagsläget över 250 medlemsföretag och är, tillsammans med de övriga nordiska föreningarna, partners i GBTA, Global Business Travel Association. 

Lotten Fowler är generaldirektör för SBTA och är under 2017 gästskribent i Affärsresenären. Om du som läsare har några frågor eller synpunkter på ämnen du vill att vi tar upp är du välkommen att kontakta SBTA på info@sbta.se.