Skärmavbild 2017-01-17 kl. 18.18.54

Resenärssäkerhet

Frågan om resenärssäkerhet handlar om arbetsgivarens skyldighet att försäkra sig om att anställda är säkra på jobbet. De flesta känner sig nog trygg när de reser i tjänsten, då risken att råka ut för något trots allt är relativt liten. Men vad kan egentligen hända och vad behöver en arbetsgivare tänka på då?

Text: Lotten Fowler, generaldirektör för SBTA*

Att en arbetsgivare ska arbeta med det vi kallar Risk management är en juridisk, moralisk och professionell skyldighet. Risken med att inte jobba med ”risk management” är stor och kan påverka företaget på flera plan; Medarbetarnas hälsa, ekonomiskt och inte minst företagets rykte/varumärke och tillgångar står på spel.

Vilka olika typer av risk man ska ta höjd för beror naturligtvis på företagets rese mönster, men här är några exempel på risk. 

  • Politisk risk.  Det finns många ställen på jorden där det förekommer oroligheter i ett land eller en region beroende på politisk instabilitet. 
  • Naturkatastrofer kan få förödande konsekvenser. Jordbävningar, askmoln och stormoväder kan både skada medarbetare eller hindra dem från att komma hem. 
  • Medicinska orsaker. En hjärtinfarkt eller stroke i ett annat land kan få stora konsekvenser. I allra högsta grad för den som drabbas, men även för arbetsgivaren om inte rätt processer är på plats eller rätt försäkringsskydd är tecknat.
  • Brott av olika slag. Stöld av en dator eller mobiltelefon kan öppna vägar till företagets inre, som kan ställa till med väldig skada. Finns det planer för detta? Överfall av en medarbetare på tjänsteresa. Finns det planer för det?
  • Pandemier, tänk på SARS.
  • Terrorism. Attackerna som ägt rum de senaste åren i Europa har fått många företag att fundera över sina handlingsplaner och rutiner. Vi behöver kunna snabbt nå medarbetare på plats och om nödvändigt även evakuera. 


Det är inte svårt att komma igång! Sätt ihop en grupp med berörda avdelningar eller personer på företaget. Storleken på företaget påverkar arbetsgruppens storlek och sammansättning, men fundera en stund så att rätt personer finns med. 

Se sen på riskerna utifrån ert specifika resmönster och företagets verksamhet. Kategorisera riskerna utifrån ”hur troligt är det att det här händer” och ”hur stor påverkan skulle det få på företaget”. Efter en sådan övning blir det lättare att se vilka risker som är både troliga och får stor negativ påverkan. Koncentrera er på dessa.
Se över vilka leverantörer ni jobbar med och ta en diskussion kring hur deras planer ser ut och hur de agerar om något sker? Hur kan de stödja er? Finns det försäkringar?  

Hotellavtalen är extra viktiga att se över. Risken riktas både mot den enskilde resenären som kan råka ut för sådant som stöld, brand, matförgiftning - och företaget, som löper stor ekonomisk risk när det gäller hotell. Hur ser avbokningsavtalen ut? Om ni har möten som måste avbokas och avtalet inte är säkrat kan man förlora stora belopp.

Efter man identifierat riskerna gäller det att se över handlingsplanerna. Finns de över huvud taget och är alla berörda parter medvetna om var de finns och vilken uppgift man har? Har man täckt in alla eventualiteter? Behövs något uppdateras? Går informationen ut på ett förståeligt sätt? Vet resenärerna hur de tas om hand om något sker? Vet de vart de ska vända sig? Det finns många viktiga frågeställningar, vars svar kommer att avgöra hur både omvärlden och medarbetare ser på företaget.

I dag finns mobila verktyg som gör det möjligt att snabbt få ut information, via tex sms. Vill man inte investera i lösningen själv, finns möjligheten att köpa tjänsten via sin affärsresebyrå. Resebyrån har information om var företagets medarbetare befinner sig – så länge bokningarna gått den rätta vägen förstås. Bokar någon utanför policy på egen hand, finns inte informationen i databasen och det blir svårare att sätta in rätt insatser. Det är heller inte säkert att försäkringarna täcker om inte fastslagna rutiner följts. 

Efter en incident, vare sig den är stor eller liten, är det viktigt att se över vad som gick bra och vad som gick sämre. Justera handlingsplanen, ändra kommunikationen, gör en översyn både internt och bland inblandade leverantörer. Gjorde de som överenskommits? Om inte, gå tillbaka och omförhandla avtalen. Eller byt leverantör.

Nyhetsarkiv

Länkar

-

Senaste nyheter

SBTA

*SBTA, Swedish Business Travel Association, är en organisation vars mål är att stötta sina medlemmar – köpare och leverantörer – i frågor som rör tjänsteresor och möten. SBTA har i dagsläget över 250 medlemsföretag och är, tillsammans med de övriga nordiska föreningarna, partners i GBTA, Global Business Travel Association. 

Lotten Fowler är generaldirektör för SBTA och är under 2018 gästskribent i Affärsresenären. Om du som läsare har några frågor eller synpunkter på ämnen du vill att vi tar upp är du välkommen att kontakta SBTA på info@sbta.se.