Skärmavbild 2017-01-17 kl. 18.18.54

Ta helhetsgrepp på era möten

Travel management är i dag ett vedertaget begrepp och de flesta företag med ett frekvent och kostsamt resande vet vad det är. Meetings management är däremot mindre känt. Är begreppet ännu ett modeord eller finns det ett värde i att jobba med Meetings management?

Hur mycket pengar spenderar ni varje år på möten och events? Finns det över huvud taget en samlad bild i företaget? Ofta bokas möten och events, kick-offer och konferenser, utbildningar och incentive resor på många håll i företaget. Det är inte en avdelning som har totala ansvaret och bilden, utan budgeten ligger på olika divisioner eller avdelningar, beroende på vad mötet avser. Argumenten för att jobba på det viset finns visserligen ofta; någon är duktig på det och har erfarenhet och kontakter, det handlar om kunder eller medarbetare vilket innebär att mötet behöver se olika ut, kostnaden ska tas av en viss avdelning och därför har de beslutsrätt om hur pengarna spenderas. Och argumenten är inte helt fel. Men när vi nu så ofta anstränger oss för att ha kontroll och skaffa oss en helhetsbild över kostnader på andra områden, varför struntar vi så ofta i möten? 

Jämför med personalkostnaden till exempel. Personalen har olika kompetens, används för olika uppgifter och får lön från olika avdelningar. Trots det finns en personalavdelning, som håller koll på avtalen och totalkostnaderna. Varför ser man inte på kostnaden för möten och events på samma sätt?

Det finns stora besparingar att göra på att ta ett helhetsgrepp. Det blir till exempel lättare att välja vilka evenemang som ska ställas in eller stöpas om när ett besparingsting kommer. Förhandlingar med konferensanläggningar, talarförmedlingar, bussbolag och teknikleverantörer får en helt annan tyngd när företagets alla möten läggs samman. De som nämnts nu är exempel på direkta besparingar. Utöver det finns andra fördelar som leder till indirekta besparingar. Helhetsgreppet leder ju faktiskt till att en eller flera medarbetare blir ”mötesexperter” på företaget. Antingen väljer man att ”bara” bli bättre på egen hand eller så tar man hjälp av en mötesbyrå som har kompetens kring samordning av möten. De indirekta besparingarna kan komma i form av tidsbesparingar när man nyttjar teknik och smarta upphandlingar eller bättre möten när färre, men mer erfaren personal är inblandad i planeringen.
Hur mycket som läggs på möten & events i Sverige är det ingen som vet, men det finns två siffror som florerar; Den första är att ungefär 4% av ett företags intäkter i snitt läggs på möten & events. Den andra att möten & events omsätter ca 25% av ett företags årliga resebudget. 

Teknikutvecklingen har bidragit till att det i dag finns gott om verktyg för möteshantering. Allt från appar för att skapa interaktion med mötesdeltagare till verktyg för ”sourcing”, dvs upphandling av mötesanläggning och annat. Det finns även nya sätt att betala för mötet, som ger en total kostnadsbild av mötet. Att på traditionellt sätt kontera fakturor med kostnadsställe och projektnummer gör att man tex lätt missar utlägg och därför inte får hela bilden. 

Helhetsgreppet gör det också möjligt att utöva det som benämns ”arbetsgivarens omsorgsplikt” eller på engelska ”duty of care”. Vi är generellt sätt duktiga på att genom resebyrån hitta de resenärer som befinner sig på resa om något händer, men det finns sällan samlad information i realtid om möten som hålls på företaget. Det kan finnas regelverk som säger att ledningsgruppens medlemmar inte får flyga med samma flyg, men däremot sätter vi dem utan att tänka efter på samma buss till konferensanläggningen. Med en central funktion som hanterar företagets möten, stöttad av tekniska lösningar, ges en helt annan möjlighet att agera vid behov. 

Som med allt annat finns det ett uttryck som beskriver helhetsgreppet – och processer för hur man gör. Det kallas Strategic Meetings Management (SMM) och kan göras hur komplext eller enkelt man vill. Prata med en mötesbyrå, SBTA eller besök något av de seminarier i ämnet som hålls under året. Fördelarna med att ta ett helhetsgrepp om sina möten syns snabbt, både i genomförandet och resultaträkningen.  

Text: Lotten Fowler, generaldirektör för SBTA*

Nyhetsarkiv

Länkar

-

Senaste nyheter

SBTA

*SBTA, Swedish Business Travel Association, är en organisation vars mål är att stötta sina medlemmar – köpare och leverantörer – i frågor som rör tjänsteresor och möten. SBTA har i dagsläget över 250 medlemsföretag och är, tillsammans med de övriga nordiska föreningarna, partners i GBTA, Global Business Travel Association. 

Lotten Fowler är generaldirektör för SBTA och är under 2019 gästskribent i Affärsresenären. Om du som läsare har några frågor eller synpunkter på ämnen du vill att vi tar upp är du välkommen att kontakta SBTA på info@sbta.se.