Skärmavbild 2017-01-17 kl. 18.18.54

HUR ONT GÖR DINA UTLÄGGSRAPPORTER?

Hur tidskrävande och ångestframkallande ska egentligen en utläggsrapport behöva vara efter en tjänsteresa? Anställda som reser över världen för sin arbetsgivare vet ofta med sig att detta är en del av deras tjänst, men ny data från SAP Concur, marknadsledaren inom global rese- och kostnadsautomation, föreslår att administrationen före, under och efter resan skapar stora skavsår.

I en ny studie från SAP Concur, har 7850 regelbundna affärsresenärer från Sverige, Kina, USA och 16 ytterligare marknader fått dela sin syn på sina tjänsteresor. Hela 24 % hävdar då att de hellre skulle gå till tandläkaren och laga ett hål, än att fylla i en utläggsrapport efter en tjänsteresa. Det må vara en makaber jämförelse, men faktumet kvarstår att anställda upplever sin administration före, under och efter tjänsteresor som en oerhört krävande och jobbig process.

Tid är pengar, som det gamla ordspråket säger. Försenade flyg, missade tåg och stopp i trafiken kostar tid som frustrerar och framförallt kostar. Samtidigt är det prick 50/50 mellan respondenterna på den svenska marknaden i studien om de har högst förväntan att deras flyg kommer avgå i tid, eller att deras kostnadsrapport kommer godkännas i tid.

För företag är ett bibehållet förtroende gentemot de anställda vara högt på prioriteringslistan. Dessa är människorna som reser till främmande platser för att sälja, utveckla och arbeta på att positionera företaget till nästa roll av ledarskap. Om du själv tänker på dina anställda så råder det inga tvivel för mig att ni säkerligen uppskattar dessa enormt och vill göra deras liv så enkelt som ni bara kan. Hela 43 % globalt sett hävdar dock att de inte fått alla sina kostnader ersatta efter en resa. Detta är såklart inte ett uttalande som ska ses från ett perspektiv av att företag är giriga, mer från perspektivet av mer eller mindre tekniskt eftersatta företag.

Bekvämlighet är effektivitet
Målet för en affärsresenär är inte sällan att vara så effektiv som möjligt med sin tid borta från kontoret. En effektiv resa innebär dock inte bara att flygen lämnade flygplatsen på utsatt tid, att alla bokade möten hans med och att de var hemma till kvällsfikat. Bekvämlighet rankar högt bland de tillfrågade och är en del i vad som anses vara ett effektivt resande. Ingen vill komma hem efter en resa och ha slut på kraft när de nya arbetsuppgifterna som åtagits under resan sedan ska genomföras. För företag som vill utöva god kontroll över sina anställdas resor måste dessa därför ränka med just bekvämligheten i sina reseprogram. Oavsett om du frågar varför anställda föredrar att använda (i) just ert valda bokningsverktyg, (ii) ett nätbaserat bokningsverktyg från tredje part eller (iii) egenhanterade direktbokningar mot flyg-, hotell- eller hyrbilleverantörer så rankar bekvämlighet högst. Anställda känner sig bekvämast i olika bokningsmodeller och det är så enkelt att där de känner sig bekvämast, där bokar de. Företag måste därför säkra att deras bokningsverktyg inte bara är effektiva för resenären såväl som för företaget, utan att de även är bekväma nog för att få resenärerna att känna sig effektiva vid användandet. Föredelar som tillgång till lounger, bättre hyrbilar, gratis wifi och mer kan behöva skalas in för att säkra att dina anställda använder de valda och godkända verktygen.

Slipp tandvärken
Hur bör då företag agera med denna nya information? Hur slipper man tandvärken som kommer av att undvika sin utläggsrapportering? Det finns tyvärr inte ett enkelt svar på vad som gör något enkelt. Alla anställda uppskattar olika verktyg och ser på sitt arbete på olika sätt. Jag skulle dock rekommendera att börja med att söka svara på nedan frågeställningar. De ger en god start på vägen mot att göra livet för era resenärer enklare, effektivare och bekvämare. I slutändan vinner ni båda på det med kostnadsbesparingar i ena änden, och mer nöjda och bekväma resenärer i andra änden.

Vilka mål vill ni uppnå med ert reseprogram?
De olika skalorna på företag som finns ger för handen att det finns olika profiler för denna fråga. Större bolag söker efterlevnad med sin omsorgsplikt och kostnadsbesparingar som de stora målen. Men ställ frågan från en resenärs perspektiv också. Vad vill dina resenärer få ut av sin tjänsteresa utöver att klara av dagens möten?

Sett till alla tillgängliga verktyg för rese- och utläggshantering, varför ska era anställda använda ert? Fler tillgänglig bokningsverktyg som kan vara enklare att använda konkurrensutsätter ditt företag dagligen. Att komma underfund med varför ni använder just er leverantör, och på vilket sätt detta gagnar era anställda blir centralt att förstå för att besvara denna fråga.

Rent praktiskt, hur bekvämt är det att åka på tjänsteresa för era anställda?
Alla kan inte flyga business class, men vissa behöver. Svaren på denna fråga skiljer sig med andra ord mycket på nivån på den anställda. Sett till områden företagen själva kan kontrollera och inräknat såväl inför, under som efter själva resan kommer dock verktygen spela en större roll. Hur ser då bekvämligheten ut under hela resans upplevelseperiod?

Svaren på ovan frågeställningar kommer skilja sig, men målen i svaren bör vara detsamma. Att göra det bekvämare för just era anställda att resa land, rike och gärna längre i syfte att vidareutveckla ert företags visioner. Det gör man oftast bara med anställda som trivs och känner spänning inför att erövra nya horisonter som kräver en välutformad och enkel tjänsteresa som de inte bara föredrar framför ett tandläkarbesök, utan även ser fram emot.

Magnus Khysing
Nordenchef
SAP Concur