StartArtikelarkivBoka flygAnnonseraOm tidningen

Väck liv i resepolicyn

Glöm 20-sidiga dokument som hamnar längst ner i prioritetshögen – framtidens resepolicy är digital och föränderlig. Första steget mot en levande policy är att göra en nulägesanalys.

Av: Emma Gustafsson. Publicerad: 2008-05-20 15:45

– En resepolicy ska stämma överens med verkligheten och inte innehålla rigida rutiner som är svåra att efterleva, säger Ann-Charlotte Wincrantz, travel manager på Advokatfirman Vinge i Stockholm.

Ann-Charlotte har jobbat som TM sedan 2006 och ansvarar för resor och konferenser åt företagets 270 anställda. När hon började var funktionen ny för både henne och företaget. För att hitta sin nya yrkesroll anmälde hon Vinge som medlem i SBTA (Sveriges affärsreseförening) och deltog i deras kurser.

– Tillbaka på jobbet började jag med att göra en nulägesanalys och upptäckte att det fanns mycket att göra. Bokningsrutinerna spretade och vi hade två olika resebyråer. Många bokade resor utan att fråga efter kostnadseffektiva alternativ, berättar Ann-Charlotte

Den största förändringen hon genomdrivit är att styra alla bokningar till en resebyrå.
– Våra vanligaste destinationer är huvudstäderna i Europa och resorna planeras ofta med kort varsel. Idag går alla resor genom TM och ingen bokar längre själv via nätet utan chans till uppföljning. När vi bokar interna resor har vi mer tid och då kan jag visa exempel på att det blir billigare med längre framförhållning.

Resepolicyn är ett stöd för både Ann-Charlotte Wincrantz och resenärerna, men även en säkerhet för klienterna som slutligen debiteras för juristernas resor i tjänsten .
– Med en travel manager-funktion och en fungerande policy blir resorna kostnadseffektiva, vilket spar pengar för både klienterna och för oss. Nu när vi har en samlad koll på resmönstret är det också lättare att teckna bra leverantörsavtal.
Ann-Charlottes framtidsvisioner är att skapa en fungerande kombination mellan resebyrå och självbokning och bygga vidare med aktuell information på en dynamisk intranätssida . En annan punkt på att-göra-listan är att integrera reseräkningen i TM-systemet för att underlätta kvittohanteringen för både juristerna och ekonomiavdelningen.

Din väns e-postadress

Din egen e-postadress

Meddelande